Condition générales des activitiés “MOVE”

Les présentes conditions générales s’appliquent à l’inscription et à la participation aux activités sportives, proposées via le site internet : www.move.snj.lu (ci-après « le site »), par le Service national de la jeunesse (ci-après « SNJ ») ou un de ses partenaires.

En s’inscrivant, le participant ou son représentant légal accepte les présentes conditions générales.

Les modalités propres à chaque activité (horaires, lieu, prestations, transport repas, etc) sont précisées dans les conditions spécifiques de l’activité concernée.

1. Inscription

Les données collectées dans le cadre de l’inscription à une activité, dont entre autres les informations figurant sur la fiche médicale, sont strictement nécessaires à la bonne préparation et au bon déroulement des activités. Une inscription incomplète ou fautive peut être refusée. Toute inscription n’est définitive qu’après le versement des frais de participation.

2. Conditions d’inscription et de participation

Tout jeune répondant aux critères suivants est éligible pour s’inscrire aux activités du SNJ ou de ses partenaires :

Avoir l’âge requis pour l’activité.
Maîtriser la ou les langues utilisées pour l’activité. Dans la grande majorité des cas, c’est le luxembourgeois.
S’engager à participer pendant toute la durée de l’activité.
En cas de départ anticipé exceptionnel, une demande motivée doit être adressée aux organisateurs dans les meilleurs délais. Chaque situation sera examinée au cas par cas.
L’organisation se réserve le droit d’accepter ou de refuser la demande en fonction des contraintes pédagogiques et organisationnelles.
Posséder les compétences requises pour l’activité (par exemple, savoir nager pour une activité aquatique ou savoir faire du vélo pour une activité l’exigeant, ), telles qu’indiquées dans la fiche d’activité correspondante.
Être en possession d’une carte d’identité
Être en possession d’un numéro d’identification
Il est obligatoire de transmettre aux responsables d’activités, avant l’arrivée, la fiche médicale dûment remplie, à l’adresse mail sport@snj.lu.

Les représentants légaux doivent désigner une personne de contact en cas d’urgence, soit eux-mêmes, soit une autre personne, capable de récupérer le participant lors de l’activité si besoin.

Les demandes d’inscriptions sont traitées selon l’ordre de priorité suivant :

Selon leur date d’entrée auprès du secrétariat du SNJ ;
Seules les inscriptions par le portail move.snj.lu sont recevables et sont prises en considération.

3. Délais de paiement

Le paiement doit être effectué au plus tard 10 jours ouvrables après l’inscription. Une fois dépassé ce délai, vous recevrez un premier et dernier rappel. En cas de manquement à cette obligation, le SNJ se réserve le droit d’annuler l’inscription.

4. Prestations incluses dans les frais de participation

Les prestations suivantes sont comprises dans les frais de participation :

Les transports au cours de l’activité en question,
Les activités en tant que telles,
L’encadrement éducatif pendant les activités ;
Le matériel pour les ateliers, ainsi que les visites et excursions éventuelles au cours de l’activité ;
La nourriture prévue pendant les activités.

Les frais de transport vers le lieu de l’activité ou vers le point de rassemblement et celui du retour après l’activité ou le point de rassemblement ne sont pas compris.

5. Réduction de prix

Bénéficiaires du REVIS ou de l’allocation de vie chère

Sur demande formelle, une réduction de prix peut être accordée aux personnes bénéficiant du REVIS ou de l’allocation de vie chère. La demande de réduction de prix est à introduire avant le paiement des frais de participation de l’activité à l’adresse mail sport@snj.lu . La demande doit être accompagnée d’une copie du « certificat des prestations d’allocation de vie chère ». Une réduction n’est valable qu’après réception d’une confirmation écrite par courrier électronique. Aucune demande de réduction ne pourra être introduite après réception des frais de participation.

Demandeur de protection internationale (DPI)

Les personnes ayant le statut de « Demandeur de protection internationale (DPI) » ont la possibilité de participer gratuitement aux activités du SNJ. Nous vous prions d’introduire une « fiche de demandeur de protection » valable à l’adresse mail sport@snj.lu .

6. Données médicales

Afin de pouvoir garantir au mieux le bien-être du participant, les renseignements concernant la santé du participant doivent être complets et corrects. La « fiche médicale » ainsi que tous les documents concernant l’activité doivent être remis aux responsables d’activités avant l’accueil de l’activité. Dans le cas où certains documents seraient manquants, le SNJ se réserve le droit de refuser la participation.

6.1. Administration de médicament

Lors d’une activité, seuls les médicaments qui figurent dans la « convention relative à l’administration de médicaments », peuvent être administrés par les responsables et formateurs de l’activité au participant. Le participant ou son représentant légal doit fournir une liste complète des médicaments à prendre, incluant tous les détails sur la manière de les administrer.

Le SNJ n’est en aucun cas responsable des problèmes de santé du participant pendant ou après l’activité, causés par les médicaments prescrits dans la convention.

6.2. Enfants à besoins spécifiques

Pour certaines de nos activités, nous sommes en mesure d’accueillir des enfants présentant des besoins spécifiques. Si vous souhaitez inscrire un enfant concerné, nous vous prions de nous en informer lors de l’inscription en cochant la case prévue à cet effet.

Nous vous demandons également de décrire de manière précise la nature des besoins spécifiques de l’enfant. Ces informations sont essentielles afin de nous permettre d’évaluer la situation et de prendre, le cas échéant, les dispositions nécessaires pour garantir un encadrement adapté ainsi qu’un déroulement sécurisé et agréable de l’activité pour tous les participants.

Le SNJ, en concertation avec les responsables de l’activité, examinera chaque situation individuellement et prendra une décision quant à la participation de l’enfant. Celle-ci vous sera communiquée par e-mail dans les meilleurs délais.

7. Responsabilité du participant

Les participants doivent se présenter à l’heure au point de départ de l’activité. En règle générale, le trajet vers l’activité doit être assuré par le participant lui-même ou son représentant légal. Si un transport collectif vers le lieu de l’activité est prévu, les participants sont informés du point de rassemblement. En cas d’arrivée tardive, aucun droit de remboursement n’est accordé.

A la fin de l’activité ou lors d’une interruption imprévue, les représentants légaux s’engagent à venir chercher les participants mineurs à l’heure qui leurs est communiquée.

Le participant et/ou son/ses représentant(s) légal/légaux suivront les consignes, notamment les règles de sécurité, émanant du personnel du SNJ ou des encadrants responsables des activités.

8. Conditions qui pourraient entraîner un renvoi du participant

Voici quelques conditions qui pourraient entraîner l’exclusion d’un participant :

Comportement inapproprié ou perturbateur, mettant en danger la sécurité des autres
Non-respect des règles de conduite établies pour l’activité.
Usage de substances interdites ou non autorisées (alcool, drogues).
Manquement aux exigences spécifiques liées à l’activité.
Tout acte allant à l’encontre des principes ou des valeurs du SNJ ou le co-organisateur

Dans ce cas aucun remboursement des frais d’inscription est éligible. Les animateurs et formateurs sont soumis aux mêmes règles et conditions.

9. Consommation de tabac

Conformément à la loi, il est strictement interdit aux mineurs de consommer du tabac. Si cette règle n’est pas respectée, le SNJ se réserve le droit de collecter le tabac jusqu’à la fin de l’activité et d’en informer les représentants légaux du participant.

10. Portables et objets de valeur

D’une manière générale, afin d’éviter toute perte, tout dégât ou toute destruction éventuelle, le SNJ recommande fortement de ne pas apporter d’objets de valeur quelle qu’en soit la nature.

En tant qu’organisateur, le SNJ décline toute responsabilité en cas de perte, de vol ou d’endommagement des objets de valeurs tels que GSM, jeux électroniques, argent de poche, bijoux, etc.

11. Organisation des repas

En règle générale, les participants sont responsables d’apporter leur propre nourriture pour la durée de l’activité.

Pour certaines activités spécifiques, un repas ou une collation peut être fourni par l’organisation. Les informations à ce sujet seront communiquées en amont.

En cas d’allergies ou de besoins alimentaires particuliers, les participants sont priés d’en informer les organisateurs à l’avance.

12. Objets perdus

Tout objet perdu lors d’une activité du SNJ et retrouvé après-coup par un responsable de l’activité ou un agent du SNJ peut être récupéré après avoir convenu d’un rendez-vous à travers « sport@snj.lu » à des dates à convenir avec le secrétariat en question. Le SNJ se réserve le droit de donner les objets non réclamés durant les 4 semaines après la fin de l’activité à une œuvre caritative.

13. Annulation et remboursement

Toute annulation par le participant doit être communiquée par e-mail à l’adresse suivante : sport@snj.lu.

En cas d’annulation au moins 7 jours ouvrables avant le début de l’activité, les frais d’inscription sont remboursés intégralement.

En cas d’annulation moins de 7 jours ouvrables avant le début de l’activité, aucun remboursement n’est prévu, sauf en cas de maladie dûment attestée par certificat médical.

Un remboursement de 50 % des frais de participation peut être accordé lorsqu’un participant quitte l’activité en cours pour l’une des raisons suivantes :

maladie (certificat médical requis) ;
raisons familiales graves ;
renvoi décidé par les responsables de l’activité pour des raisons médicales ou comportementales compromettant le bon déroulement de l’activité.

Aucun remboursement n’est accordé en cas d’interruption volontaire de la participation ou de non-utilisation des prestations comprises dans les frais d’inscription.

En cas d’annulation de l’activité par le Service National de la Jeunesse, les frais d’inscription sont remboursés intégralement. Aucun dédommagement supplémentaire ne pourra être réclamé.
Le SNJ se réserve le droit d’annuler une activité en cas de force majeure ou si le nombre minimal de participants n’est pas atteint.

14. Assurances

Les activités organisées par le SNJ et ses partenaires sont couvertes par une assurance accident ainsi qu’une assurance responsabilité civile, conformément aux dispositions légales en vigueur.

L’assurance accident couvre les dommages corporels pouvant survenir aux participants pendant le déroulement de l’activité. Les trajets vers et depuis le lieu de l’activité ne sont pas couverts, sauf lorsqu’un transport est expressément organisé par le service ou un partenaire.

L’assurance responsabilité civile couvre les dommages corporels ou matériels causées à des tiers dans le cadre de l’activité. Lorsqu’un participant cause un dommage à un autre participant ou à des tiers, sa responsabilité personnelle ou celle de son représentant légal peut être engagée.

Il est à noter que l’assurance maladie individuelle des participants (ou du/des représentant(s) légal/légaux, pour les personnes encore assurés par ce biais) continue à courir lors d’une activité de loisirs. Le SNJ ne saurait être tenu responsable de la survenance d’une quelconque maladie du participant lors d’une activité. Par conséquent, toute visite médicale dans ce contexte tombe sous l’assurance maladie du participant ou de son/ses représentant(s) légal/légaux.

15. Documentation photo

Dans l’intérêt de couvrir l’activité à laquelle le participant s’est inscrit et pour pouvoir promouvoir des activités pareilles ou comparables dans le futur, le SNJ documente, à travers les responsables de l’activité, sinon des photographes professionnels, l’activité en cause. A ce sujet, des prises de photos et/ou des enregistrement vidéo peuvent être prises de l’activité.

Les prises de photos sinon les enregistrements visuels peuvent être utilisées dans le cadre de documents imprimés ou électroniques, livres, dépliants, outils de promotion, revues, bulletins, site Web, réseaux sociaux et autres documents de même nature produits par le SNJ et la presse nationale et ce, dans un but non commercial.

Dans le cadre de l’inscription à une activité proposée sur le portail «www.move.snj.lu » le double consentement du participant ou son représentant légal est requis.

Le SNJ s’engage à respecter, dans les mesures du possible, le choix du participant ou de son représentant légal.

Si, en tout éventualité, le participant se retrouve sur une photo publiée sur un des sites opérés par le SNJ et qu’il souhaite demander la suppression de celle-ci, il est prié d’envoyer un message à communication@snj.lu en indiquant son nom, adresse email, raison ainsi que l’adresse directe vers la photo en question sur le site en question.

Après vérification de la recevabilité de la demande, les services du SNJ procéderont, dans un délai raisonnable, à la suppression de la photo sur le site en question.

16. Protection des données à caractère personnel

Le SNJ respecte la vie privée de ses interlocuteurs, participants, volontaires, au pairs, partenaires, et de façon générale de toutes les personnes avec lesquels il entre en contact et ceci au strict respect de la législation en vigueur concernant la protection de la vie privée et des libertés individuelles. Les présentes conditions générales ont pour objet d’informer son lecteur sur les conditions dans lesquelles ses données à caractère personnel sont collectées et traitées lors de sa navigation sur le site Internet accessible à l’adresse suivante : www.move.snj.lu.

Les données à caractère personnel communiquées par l’usager sont traitées en conformité avec le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation des données («RGPD»).

Ainsi, par « données à caractère personnel » il faut entendre, toute information concernant une personne physique identifiée ou identifiable. Est réputée identifiable une personne qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un numéro d’identification ou à un ou plusieurs éléments spécifiques, propres à son identité.

16.1. Inscription des usagers dans des activités proposées sur le site internet :

A travers le présent site internet, l’usager peut s’inscrire ou inscrire une autre personne pour laquelle elle agit comme représentant légal, à des activités sportives (ci-après “activités”).

16.2. Le Service national de la jeunesse – responsable de traitement :

Pour les activités organisées et publiées sur le présent site, le SNJ agit en tant que responsable du traitement des données à caractère personnel, au sens du RGPD.

Les activités peuvent être organisées par le SNJ ou en collaboration avec des partenaires. La liste des partenaires impliqués est disponible sur le site internet sous : www.move.snj.lu/partners .

Afin de pouvoir organiser et gérer les activités proposées, le SNJ est tenu de collecter des données à caractère personnel. Ces données sont strictement limitées à celles nécessaires à l’organisation, à la gestion et au bon déroulement des activités. La collecte de ces données est proportionnée à la finalité poursuivie, à savoir la gestion de l’inscription et de la participation du participant à l’activité concernée.

Plus particulièrement, dans le cadre des inscriptions à des activités proposées par le SNJ en coopération avec les ces dites partenaires, les données suivantes sont collectées :

Le nom de famille du jeune ou de l’enfant participant
Le prénom du jeune ou de l’enfant participant
L’âge du jeune ou de l’enfant participant
Le sexe du jeune ou de l’enfant participant
Le lieu de résidence du jeune ou de l’enfant participant
Le numéro de téléphone du jeune ou du représentant legal de l’enfant participant
L’adresse email du jeune ou du représentant legal de l’enfant participant
Des précisions sur d’éventuelles pathologies du jeune ou de l’enfant participant
Des informations sur un éventuel régime spécifique du jeune ou de l’enfant participant
Des informations concernant des allergies et/ou des intolérances alimentaires du jeune ou de l’enfant participant
Des informations sur la taille, le poids, la pointure et les compétences en natation du jeune ou de l’enfant participant.

En outre, le SNJ récolte les adresses IP dans les logs des serveurs web pour des questions de sécurité, le consentement de l’usager n’est pas nécessaire avant de visiter ce site.

Les données personnelles recueillies seront conservées pendant la durée nécessaire à l’accomplissement des finalités susmentionnées et au maximum jusqu’à deux semaines après la fin de l’activité dans le cadre de laquelle elles ont été collectées.

A l’issus de ce délai, les données en question sont anonymisées. Seuls le sexe et l’âge du participant au moment de l’activité sont gardées pour des fins statistiques.

L’accès à ces données est strictement limité aux agents du SNJ et aux intervenants impliqués dans l’organisation et l’encadrement de l’activité.

Au sein du SNJ, seuls les agents du secrétariat et les agents de la division « offres pédagogiques – Sport erliewen » y ont accès.

Les données peuvent être partagées avec les partenaires directement impliqués dans l’organisation et l’encadrement de l’activité. Au sein des entités des partenaires susmentionnées, seulement les responsables de l’organisation d’une activité ont accès aux données collectées.

En dehors de ces partenaires, les données ne sont ni transférées ni communiquées à des tiers, sauf obligation légale.

16.3. Vos droits

Conformément au règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, vous êtes en droit de :

Solliciter la confirmation que les données personnelles sont ou ne sont pas traitées ;
Obtenir toute information portant sur la finalité du traitement, sur les catégories de données personnelles sur lesquelles le traitement porte et les destinataires ou les catégories de destinataire auxquels les données sont communiquées ;
Solliciter la communication, sous une forme intelligible, des données personnelles faisant l’objet des traitements, ainsi que toute information disponible sur l’origine de ces données ;
Demander l’accès aux données vous concernant et en obtenir une copie (article 15 du règlement général sur la protection des données) ;

Obtenir la rectification de données inexactes ou incomplètes (article 16 du règlement général sur la protection des données) ;
Obtenir l’effacement de celles-ci dans les conditions prévues par l’article 17 du règlement général sur la protection des données ;
Obtenir la limitation du traitement dans les conditions prévues par l’article 18 de ce même règlement.

16.4. Droit d’accès

L’utilisateur a le droit d’obtenir du SNJ la confirmation que des données à caractère personnel le concernant sont ou ne sont pas traitées et, lorsqu’elles le sont, l’accès auxdites données à caractère personnel ainsi que les informations suivantes :

Les catégories des données personnelles collectées et traitées ;
Les finalités de leur traitement ;
Les catégories des destinataires auxquels les données à caractère personnel ont été communiquées ou sont susceptibles d’être communiquées ;

La durée de conservation des données à caractère personnel ;
Des informations concernant vos droits à l’égard de vos données à caractère

16.5. Droit d’opposition

L’utilisateur peut s’opposer, pour des motifs légitimes, à tout traitement de ses données à caractère personnel. Ainsi, le SNJ ne traitera plus ses données personnelles, à moins qu’elles ne démontrent qu’il existe des motifs légitimes et impérieux pour le traitement qui prévalent sur les intérêts et les droits et libertés de la personne concernée, ou pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.

16.6. Droit de rectification

L’utilisateur dispose de la possibilité de demander à faire corriger ses données à caractère personnel si celles-ci se révèlent inexactes, incomplètes ou obsolètes.

16.7. Droit à l’oubli

L’utilisateur peut demander l’effacement de ses données à caractère personnel. Ce droit n’est toutefois pas absolu et peut se heurter à l’intérêt légitime du responsable du traitement ou aux obligations légales auxquelles ce dernier est soumis. Ainsi, par exemple, une personne devant acquitter une facture ne pourra demander l’effacement de ses données pour échapper à sa dette – la conservation des données de son débiteur étant d’un intérêt légitime pour le responsable du traitement au moins jusqu’au paiement, respectivement jusqu’à l’expiration de la période légale de stockage des documents comptables.

16.8. Droit à la limitation du traitement

L’utilisateur peut exiger de la part du SNJ que soient, selon les cas, rectifiées, complétées, mises à jour, verrouillées ou effacées les données à caractère personnel la concernant, qui sont inexactes, incomplètes, équivoques, périmées, ou dont la collecte, l’utilisation, la communication ou la conservation est interdite.

16.9. Droit à la portabilité des données

L’utilisateur a le droit de recevoir ses données à caractère personnel collectées ou traitées par le SNJ, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et le droit de transmettre ces données à un autre responsable du traitement sans que le SNJ, auquel les données à caractère personnel ont été communiquées, y fasse obstacle.

Excepté le cas où le traitement des données présente un caractère obligatoire, l’utilisateur peut, pour des motifs légitimes, s’y opposer.

Le SNJ met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées concernant le traitement de données personnelles afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque. De plus le SNJ s’engage à améliorer constamment ses mesures de sécurité en fonction de l’évolution technologique.

En cas de violation de données à caractère personnel, le SNJ notifie dans les meilleurs délais la violation en question à l’autorité de contrôle compétente conformément à l’article 55 du RGPD, et, si possible, 72 heures au plus tard après en avoir pris connaissance, à moins que la violation en question ne soit pas susceptible d’engendrer un risque pour les droits et libertés des personnes physiques. Lorsque la notification à l’autorité de contrôle n’a pas lieu dans les 72 heures, elle est accompagnée des motifs du retard.

D’autre part, lorsqu’une violation de données à caractère personnel est susceptible d’engendrer un risque élevé pour les droits et libertés d’une personne physique, le SNJ communique la violation de données à caractère personnel à la personne concernée dans les meilleurs délais.

L’utilisateur peut, s’il estime après avoir contacté le Service national de la jeunesse, que ses droits tenant à la protection de ses données à caractère personnel ne sont pas respectés, en outre, s’adresser à la Commission nationale pour la protection des données ayant son siège à 15 Bd du Jazz, L-4370 Esch-sur-Alzette pour tout litige dans ce domaine.

17. Réclamations

L’usager peut adresser toute réclamation relative à la protection des données le concernant auprès du SNJ ou de son délégué à la protection des données.

Le Service national de la jeunesse

48-50, rue Charles Martel

L-2134 Luxembourg

Téléphone : (+352 247-86465)

Fax : (+352) 46 61 86 86

dpo@snj.lu

18. Dispositions finales

Le SNJ se réserve le droit de modifier les présentes conditions générales à tout moment. La version applicable est celle en vigueur au moment de l’inscription à l’activité.

Elles sont soumises au droit luxembourgeois. Tout litige relatif à leur application ou leur interprétation relève de la compétence des juridictions luxembourgeoises

Conditions générales